事務作業も楽しいものです

お世話になっております。暑さは和らいだものの、こちらは緊急事態宣言対象地域だったため、長い期間、制限のかかった日々を過ごしておりました。

さて、予告させていただいていた弊社のサポートをしてくださる先生方と真面目な事務業務！のお話を。

決算打合せで、初のｚｏｏｍ！

弊社は9月創業のため、8月末で決算なので毎日の様に税理士の先生とお話しています。
いつもはショッピングも兼ねて、電車で先生の事務所へ（車で行くと高速で迷子になるので笑）お伺いさせていただいてたのですが、コロナ禍の影響もあり今年はzoomでお話させていただいています。

介護職が長かった私がテレワークをする日がくるとは想像していませんでしたが、新しい事にチャレンジすることはとてもワクワクします。

３人の顧問先生はとても心強い味方です！

弊社は税理士・社労士・弁護士の先生が顧問についてくださっています。
社労士の先生には雇用保険と年金の手続き、３６協定の書類作成、助成金申請等をお願いしています。ただ、健康保険の手続きだけは顔馴染みのお姉さんがいらっしゃることもあって、社労士の先生に頼むより私が行く方が近い事もあり個人事業主時代から自分でしています。

税理士の先生には勘定項目ごとに仕分けした領収書や請求書を分けて郵送し、電話やメールでのやり取りをしています。融資に強い先生なので、資金繰りでは即座に対応してくださり、追加融資等もすんなり受けられました。

弁護士の先生は、私達夫婦と同級生で中学生時代からの付き合いもあり、気さくな優しい先生です。
従業員は若い子が多い為、本人と連絡が取れないと困るので身元保証人として親権者の連絡先を記入してもらう書類や、就業規則、応援先への弊社の支払い日等の同意書、従業員のトラブルの対処、賃貸物件でのトラブルの対応等一番お願い事が多いかもしれません。

弊社はありませんが、介護職時代の利用者様が建設業個人事業主の方で賃金の未払いで困った事を教えてくださったので、そういった相談が出来る事もとても有り難いです。
皆様頼りになる先生で、迅速な対応をしてくださり感謝の毎日です。
その他にはベトナム実習生の管理団体の先生にも、注意の仕方の相談や実習生書類のお願い等でお世話になっています。

グリーンサイト導入で書類提出が格段に楽になりました！

最近は、新しい現場が始まりグリーンサイト（労務・安全衛生に関する管理書類、通称「グリーンファイル」を、クラウド上で簡単に作成・提出・確認できるサービス）への一人親方の登録や、招待するために検索して電話をかけて承諾を得て、メールでやりとりする日が続いています。
ネットの普及で連絡先を調べるのもすごく楽になったし、グリーンサイトの導入により書類の提出が格段に楽になりました。
情報登録さえしていれば、ちょこちょこの編集で済むのは素晴らしいです。
良い時代になったなあ～とガラケー世代は思いました笑

他社とやり取りしながら、図面のコピーやラミネートをしたりメールで来た図面の印刷等、真面目な事務員な日もあります。
また、その合間に寮の掃除と洗濯、社用車のガソリンを入れに行って車内掃除等をしてみたりと、毎日流れ作業ではないので刺激もあり楽しいです。

弊社は末締め翌月末払いなので、基本的に月末前日に給与計算し入力後、個々に封筒へ入れ用意。月末は朝から振込業務し、夜に請求書・支払い明細書作成とFAX送信状の作成、1日に用意していた請求書・支払い明細書をFAXしてみたり郵送してみたりしています。

昨年と今年は雇調金やコロナ関係の申請書類の作成もありましたが、たまの事だったので、難無く済みました。弊社は2019年と比べ2020年の方が従業員人数が多かったので、問い合わせし、比較の仕方や対象になる様式の用紙を丁寧に説明していただきました。

こうやって上げてみると、その時々に様々な事務業務が発生します。
時に困ることもありますが、先生方やコールセンターの方にお手伝いいただき、知らなかったことも知ることができたりと、事務員も楽しいものですよ。

昼夜や天気での温度差が大きくなってきましたので、皆様方体調にはお気をつけてお過ごしください。
次回は弊社の従業員達へのアメとムチ！についてお話させていただけたらと思います。
今回も長々とお付き合いいただき、ありがとうございました。

筆者紹介：なあ062さん

関西方面在住、ご主人が社長の鉄筋工事業を２０代から一緒に経営。「会社も家庭もほぼ権力を握ってます（笑）。口も達者な鬼嫁です」と話すが、会社では事務・経理・顧問先との打ち合わせ等すべてこなし、料理も裁縫も得意、介護士の資格も持つ『できる女性』の印象。